Kommunikation

Termin-Einladungen an Kontakte

5 Min.⚙️ Einrichtung nötigEtwas Erfahrung

Kurz gesagt: Einladungen zu einem Termin verschicken — aus Ihrem eigenen Postfach, sodass sie beim Empfänger als normale Kalendereinladung ankommen.

Warum#

Eine Einladung, die von einer fremden Adresse kommt, wirkt unpersönlich und landet leichter im Spam. Eine Einladung von Ihrer eigenen Adresse ist einfach eine Einladung von Ihnen.

Was es ist#

Zu einem Termin in Philora laden Sie verknüpfte Kontakte ein. Philora erzeugt eine echte Kalendereinladung und versendet sie über Ihren eigenen Postausgangsserver. Beim Empfänger erscheint sie im Mailprogramm mit den gewohnten Schaltflächen zum Zu- oder Absagen.

Voraussetzungen#

Ein eingerichteter Versandweg — siehe Einladungen senden (SMTP). Ohne Versandeinstellungen kann Philora nichts verschicken.

Wichtig: Ein reines Kalender-Abo genügt nicht. Ein Abo ist eine Einbahnstraße, über die sich nichts versenden lässt.

Schritt für Schritt#

Legen Sie den Termin an und verknüpfen Sie die Kontakte, die eingeladen werden sollen.
Wählen Sie Einladen.
Prüfen Sie die Empfängerliste. Nur Kontakte mit E-Mail-Adresse können eingeladen werden.
Senden — und den Versandbericht kurz ansehen.

Woran Sie merken, dass es funktioniert#

Die Einladung liegt in Ihrem Ordner Gesendet, und die Antworten der Eingeladenen erreichen Sie in Ihrem gewohnten Postfach — nicht in Philora.

Grenzen & gut zu wissen#

Antworten kommen in Ihrem Postfach an, nicht in Philora. Der Zu-/Absage-Status wird in Philora nicht mitgeführt.
Ohne E-Mail-Adresse keine Einladung. Betroffene Kontakte werden übersprungen.
Bei Zustellproblemen hilft DKIM. Einladungen sind Mails wie andere auch und unterliegen denselben Spamfiltern.
Manche Kalenderdienste versenden selbst keine Einladungen — genau diese Lücke schließt diese Funktion. Umgekehrt kann es zu Dubletten kommen, wenn Ihr Kalenderanbieter ebenfalls einlädt; laden Sie dann nur auf einem Weg ein.
Änderungen und Absagen nehmen Sie am besten dort vor, wo Sie eingeladen haben, damit alle Beteiligten denselben Stand sehen.

Wenn es nicht klappt#

Beobachtung	Ursache	Lösung
Keine Schaltfläche „Einladen"	Kein Versandweg eingerichtet	Einladungen senden (SMTP)
Versand schlägt fehl	SMTP-Angaben oder Port	Port 587 mit STARTTLS; siehe Fehlersuche
Einladung landet im Spam	Fehlende Absender-Signatur	DKIM einrichten
Kontakt wurde übersprungen	Keine E-Mail-Adresse hinterlegt	Adresse am Kontakt ergänzen
Empfänger bekommt zwei Einladungen	Kalenderanbieter lädt zusätzlich ein	Nur auf einem Weg einladen